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Consulta sobre Correos Electronicos del dominio de la empresa.

17 de diciembre del 2015
Consulta sobre Correos Electrónicos del dominio de la empresa.

Estimados usuarios, de acuerdo a solicitudes de los administradores de servicios de Hosting, a continuación información con respecto al manejo de información a través de correo electrónico.SITUACIONES CONSULTADAS: Es posible monitorear los correos que envían y que reciben los empleados de mi empresa?Es posible que yo como administrador pueda obtener una copia de los correos que los usuarios envíen y que reciben?Como puedo hacer que se copien automáticamente los correos que envían los usuarios a mi cuenta de correo?Esta situación se ha presentado debido a que algunos administradores han hecho la consulta a TicoDesign para controlar un poco más el uso de los emails de los empleados de su empresa ante los clientes, proveedores o terceros, con el fin de controlar el uso del correo electrónico de la empresa y evitar que se filtre información.Es posible, captar por parte del administrador los correos que recibe, utilizando la opción en el webmail de redirección. Pero no es posible obtener copia de los mensajes que los usuarios envíen, automáticamente.Por qué no es posible?A nivel de informática se especifica como una cuenta de e-mail, el uso de un buzón personal, donde una persona tendrá comunicación con X cantidad de personas a nivel mundial, y se establece la privacidad de información a cada usuario, y éste únicamente podrá tener acceso a través de un usuario y contraseña. Para lo cual el uso del servicio de e-mail es uso exclusivo individual, y este tendrá su derecho de privacidad.No sin antes mencionar que la empresa o dueño de un dominio, deberá dar la aclaratoria a los usuarios de e-mail de su empresa, las políticas de uso de sus servicios de correo, incluyendo políticas de intervención en caso de investigación o control por parte interna de la empresa, para evitar cualquier disputa entre los usuarios y la empresa.Cómo administrador del servicio, cómo puedo yo solucionar estos casos?Opción Uno: hable con el personal de su empresa e indíqueles que el correo electrónico suministrado es para uso de la empresa, con el fin de ser utilizado como herramienta de comunicación ante clientes, proveedores y dejar de lado cualquier otro uso inadecuado que se le pueda dar a esta herramienta de comunicación y que pueda comprometer el nombre de la empresa y hasta su puesto laboral.Opción Dos: Usted puede realizar las configuraciones necesarias dentro del OUTLOOK, configurándolo de manera que cada vez que el usuario envía un correo electrónico el Outlook, envíe una copia automáticamente a un correo específico con la opción de copia carbón más conocido como BCC:El impedimento que tiene esta configuración, es que únicamente será copiado los correos que el usuario envíe a través del Outlook y en la computadora donde esté configurada. Si el usuario utiliza el servicio de Webmail para chequear sus correos, estos no serán captados ni podrá enviar copia de los enviados a ningún  buzón adicional.La configuración de esta opción, será únicamente configurada por el administrador de sistemas de su empresa, con lo cual el soporte técnico que brinda TicoDesign no está en su deber de realizar dicha configuración.Para lo cual adjuntamos un enlace de cómo se debe realizar la configuración del Outlook del usuario que tendrá asignado una cuenta correo electrónico:  http://office.microsoft.com/es-hn/outlook-help/enviar-automaticamente-a-alguien-una-copia-de-los-mensajes-enviados-HA010239583.aspx NOTA: Hacemos referencia de esta información a nivel general, que los buzones de E-mail (cuentas gratuitas, cuentas corporativas o empresariales) no están en la capacidad de enviar  varias copias de los mensajes enviados a varios buzones automáticamente sin que esta opción en el Outlook sea configurada manualmente.

Esperamos que esta información sea útil y pueda solucionar algunas inquietudes al respecto, y recuerde que una buena relación de los empleados de su empresa hacen poder brindar confianza mutuamente.


Ultima Actualización: 17 de diciembre del 2015       Visitas: 915
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Flores
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